Outsourcing

Nearshoring

Bezpieczeństwo współpracy z partnerem IT

Na grafice dwie postaci przekazujące sobie tarczę

Decydując się na współpracę outsourcingową, powinniśmy pamiętać nie tylko o doborze partnera oraz budowaniu udanych relacji. Równie ważna jest także dbałość o zachowanie bezpieczeństwa. Rozwój kolejnych technologii i zabezpieczeń sprawia, że możemy stracić czujność. Duże firmy i organizacje nadal stają się celem ataków cybernetycznych, które są w stanie wyłączyć je z działania nawet na całe tygodnie. Czasem to zwykłe niedopatrzenie może narazić nasze dane na niebezpieczeństwo. Dlatego też warto zwracać uwagę na zachowanie bezpieczeństwa – szczególnie we współpracy outsourcingowej.

Jakie ryzyko dla bezpieczeństwa niesie outsourcing?

Modele współpracy outsourcingowej niosą ze sobą liczne korzyści. Pomimo ogromnego potencjału kryjącego się w outsourcingu IT, powinniśmy mieć stale na uwadze, że wiąże się on także z dużym ryzykiem – i nie dotyczy ono jedynie jakości produktu końcowego czy potencjalnej utraty tożsamości na rynku. Przeniesienie zadań na zewnątrz może przyczynić się do naruszenia kwestii bezpieczeństwa, a w efekcie doprowadzić do włamań i wycieku danych. W ten sposób narażamy się na duże koszty, utratę zaufania i reputacji, a także problemy z codziennym funkcjonowaniem. Przygotowanie procedur i przestrzeganie zasad bezpieczeństwa może zmniejszyć prawdopodobieństwo skutecznego ataku, a w przypadku „czarnego scenariusza” zminimalizować jego negatywne skutki. Wśród najpoważniejszych zaniedbań oraz zagrożeń czekających na firmy są m.in.: nieprzygotowanie na cyberataki i brak scenariusza na sytuacje awaryjne.

Brak przygotowania na cyberataki

Cyberprzestępczość nie jest niestety zjawiskiem mającym miejsce jedynie we współczesnym kinie akcji. To problem prawdziwy, poważny i dość powszechny. Pomimo rozwoju technologii i zabezpieczeń działania przestępcze w sieci wcale nie maleją. Według raportu szwajcarskiej firmy IT Acronis z grudnia ubiegłego roku,  w 2021 możemy być świadkami fali zmasowanych ataków przy użyciu złośliwych oprogramowań. Oznacza to, że zetknięcie się z cyberatakami jest dla firm jedynie kwestią czasu. Dlatego też nie należy lekceważyć problemu. Podczas przygotowania procedur bezpieczeństwa ogromne znacznie ma współpraca wewnątrz firmy na wszystkich istotnych płaszczyznach, m.in.: IT, komunikacji, zasobów ludzkich oraz przedstawicieli najwyższych szczebli zarządzania.

Brak scenariusza na sytuację awaryjną

Pełne przygotowanie na cyberatak jest w zasadzie niemożliwe. Każdy z ataków przebiega zupełnie inaczej, przez co nie istnieje jedna skuteczna metoda obrony. W takim przypadku równie ważne, co wdrożenie optymalnych procedur bezpieczeństwa, jest przygotowanie scenariusza na sytuację awaryjną. Gotowy model działania sprawia, że będziemy mogli zminimalizować szkody oraz znacznie szybciej wrócić do normalnego funkcjonowania. Częstym błędem jest zaniechanie takich przygotowań. Wiara w zabezpieczenia i procedury sprawia, że w przypadku skutecznego ataku ze strony przestępców musimy rozpocząć nasze działania od zera, jednocześnie znajdując się pod presją – co może negatywnie wpłynąć na jakość i skuteczność naszych decyzji.

Skutki niedopilnowania bezpieczeństwa w trakcie outsourcingu

Lista negatywnych skutków niedopilnowania bezpieczeństwa w trakcie współpracy outsourcingowej jest naprawdę długa. Zaniechanie przestrzegania procedur czy skuteczny cyberatak mogą: zakłócić właściwe działania naszej firmy, znacząco nadszarpnąć reputację na rynku, przyczynić się do utraty zaufania, doprowadzić do wycieku danych czy nawet skutkować sankcjami prawnymi oraz pozwami. Na takie potknięcie może czekać także nasza konkurencja, która dzięki wyciekowi danych będzie w stanie przygotować nową strategię w rywalizacji o klienta.

Wyciek danych

Jednym z najczęstszych skutków niedopilnowania zasad bezpieczeństwa w firmie jest wyciek danych, który często niesie za sobą kolejne nawarstwiające się negatywne efekty. Ważne informacje mogą opuścić firmę na liczne sposoby – mogą być efektem cyberataku oraz świadomego lub nieświadomego naruszenia tajemnicy przez pracowników. Brak lub niestosowanie się do procedur bezpieczeństwa może ułatwić przestępcom działanie, a nielojalnym pracownikom wynoszenie ważnych informacji na nośnikach fizycznych. Pragnąc zapewnić swoim danym bezpieczeństwo, ważne jest: stworzenie nowoczesnej infrastruktury we współpracy z doświadczonymi ekspertami, troska o aktualizowanie systemów, stosowanie właściwego oprogramowania oraz wprowadzenie dopracowanej polityki bezpieczeństwa. Nie mniej istotne jest szkolenie pracowników, cykliczne audyty oraz system fizycznych zabezpieczeń w postaci m.in.: kamer monitoringu.

Wyszkolenie konkurencji poprzez udostępnienie swoich danych

Wśród najpoważniejszych skutków wycieku danych należy wymienić m.in.: reakcje naszej konkurencji. Podczas gdy będziemy zmagali się z utratą ważnych informacji, nasza konkurencja najpewniej już zacznie działać. Inne firmy, bazując na utraconych przez nas danych, mogą dopracować swoje obecne strategie działania na rynku. W efekcie, po powrocie do normy po naruszeniu zasad bezpieczeństwa, będziemy musieli zmierzyć się z nowym problemem – konkurencją znajdującą się o krok przed nami. Przykład ten świetnie pokazuje, jak ważne jest posiadanie planu działania w przypadku sytuacji kryzysowej. Odpowiednio szybka reakcja może uchronić nas przed wieloma negatywnymi skutkami oraz zminimalizować straty, z którymi musielibyśmy się zmagać w późniejszym czasie.

Utrata reputacji

Kolejnym prawdopodobnym skutkiem naruszenia zasad bezpieczeństwa we współpracy outsourcingowej jest utrata reputacji. Co różni go od pozostałych efektów? W tym przypadku mamy do czynienia z długofalowymi konsekwencjami, które mogą znacząco wpłynąć na pozycję naszej firmy na rynku. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że z większością niekorzystnych efektów będziemy w stanie poradzić sobie stosunkowo szybko. Wyciek danych można powstrzymać, a straty względem konkurencji zniwelować. Niestety utrata zaufania jest trudna do naprawienia. Nawet jeżeli ograniczymy szkody, wyciągniemy wnioski i w późniejszym czasie usprawnimy wszystkie systemy zabezpieczeń, czeka nas długotrwałe odbudowywanie reputacji i zdobywanie zaufania. Utrzymanie dobrego wizerunku firmy na rynku jest jednym z najbardziej przekonujących argumentów do dbania o jakość zabezpieczeń. Co więcej, sprawna i skuteczna reakcja na sytuację krytyczną związaną z cyberatakiem, może pozytywnie wpłynąć na nasz wizerunek. Będziemy bowiem firmą, która efektywnie poradziła sobie z problemem.

Sposoby na ochronę danych w trakcie outsourcingu

Decydując się na rozpoczęcie współpracy outsourcingowej, warto pamiętać o kilku podstawowych sposobach na ochronę danych. Wśród podstawowych narzędzi zwiększania poziomu bezpieczeństwa w trakcie outsourcingu należy wymienić: audyty bezpieczeństwa oraz odpowiednie zarządzanie udostępnianymi materiałami.

Audyty bezpieczeństwa w trakcie trwania outsourcingi 

Podstawowym sposobem na zwiększenie ochrony naszych danych w trakcie współpracy outsourcingowej są audyty bezpieczeństwa. Ich głównym celem jest przegląd oraz ocena systemów wraz ze wszystkimi zachodzącymi w nich procesami. Dzięki regularnie przeprowadzanym audytom będziemy wiedzieli jak skuteczne i odporne na ataki są nasze systemy informatyczne, natomiast na podstawie otrzymanych raportów poprawimy procedury bezpieczeństwa. Podczas audytów mogą zostać przeprowadzone także testy penetracyjne, będące kontrolowanymi atakami, mającymi na celu sprawdzenie nie tylko systemu, ale również reakcji pracowników na sytuację krytyczną. 

Udostępnianie tylko niezbędnych materiałów

Kolejnym prostym i skutecznym sposobem na ochronę naszych danych jest odpowiedzialne zarządzanie materiałami. Podczas współpracy outsourcingowej powinniśmy zwracać uwagę przepływ informacji między firmą a partnerem. Warto zwracać szczególną uwagę na przesyłane dane i udostępniać jedynie materiały niezbędne do realizacji projektu.

Podsumowanie

Outsourcing posiada wiele zalet, jednak aby móc w pełni z nich korzystać, powinniśmy troszczyć się o bezpieczeństwo naszych danych. Wiele firm nadal lekceważy zagrożenie, jakim jest cyberprzestępczość lub nie przykładają wystarczającej uwagi do dopracowania procedur bezpieczeństwa. Konsekwencje zaniedbań są liczne i potrafią na długo utrudnić funkcjonowanie firmy. Jednocześnie istnieją proste i łatwe sposoby na poprawienie ochrony danych oraz niwelowanie ewentualnych strat, które warto stosować.

Zdjęcie profilowe Magdaleny Jagiełło

Magdalena Jagiełło

Jako Business Unit Director odpowiada w Britenet za rozwój współpracy z klientami. Z branżą usług IT związana jest od ponad 8 lat. Wychodzi z założenia, że podstawą każdej udanej relacji jest zaufanie. Prywatnie miłośniczka wszelakiego malunku i rysunku, który to czasem zdarza jej się popełnić.