HR Business Partner – X Factor w usługach IT Nearshoring

Jaka jest rola HR BP w projekcie klienta?

Współpraca z klientem jest jak wymagająca wyprawa z plecakami, w czasie której należy być zawsze gotowym na wszelkie możliwe scenariusze, a – przede wszystkim – trzeba umieć przewidzieć, co może się wydarzyć. Duża liczba projektów na rynku oznacza, że utalentowani inżynierowie mogą szybko je zmienić, jeżeli nie są z nich zadowoleni. Z drugiej strony, wysoka konkurencyjność dostawców IT oznacza, że w oczach klienta znalezienie zastępstwa potencjalnie nie stanowi problemu. Natomiast jest to prawdą, tylko teoretycznie – w rzeczywistości zastępstwa nie są tak łatwe do znalezienia, jak się wydaje. Zadaniem Business Partnera jest nawiązanie porozumienia pomiędzy klientem, dla którego dostarczane są usługi, a inżynierami oraz opieka nad tymi relacjami i dalsze ich rozwijanie.

Możemy zacytować tu przysłowie o niewylewaniu dziecka z kąpielą. Nigdy nie zapomnę początków współpracy z jednym z klientów z Izraela, kiedy zgodnie z naszym standardem zaczęliśmy budowanie zespołu od prezentacji jednego z naszych najlepszych inżynierów, który miał stanowić trzon tego zespołu. Inżynier został poddany testowi bazującemu na zagadnieniach akademickich i nieweryfikującemu w pełni jakości napisanego kodu czy zdolności przywódczych. Na podstawie wyniku testu nie otrzymaliśmy zgody na wdrożenie, co było dla naszego zespołu zaskoczeniem. Na szczęście udało się nam zrozumieć przyczynę – test nie został dopasowany do stanowiska, o które się ubiegano, i – dzięki rozmowie z klientem – mogliśmy rozwiać wszelkie wątpliwości. Miesiąc później okazało się, że współpraca z naszym inżynierem była na tyle satysfakcjonująca, że klient zdecydował się przekazać mu zarządzanie całym działem.

Dzięki takim działaniom zmniejszyliśmy rotację inżynierów poprzez szybkie reagowanie na zapytania, problemy i potrzeby. Zadowolenie klientów ze świadczonej usługi wzrasta, szybka reakcja na zmiany pozwala inżynierom szkolić się i podnosić ich efektywność. Regularna informacja zwrotna i docenianie pracowników za dobrze wykonaną pracę pozwala nam zapewnić stabilny i zmotywowany zespół. HR BP to także dedykowana osoba, z którą może swobodnie porozmawiać o wszelkich wątpliwościach lub zgłosić działania sygnalizacyjne. 

Z jakimi wyzwaniami mierzy się HR BP we współpracy z klientem zagranicznym?

Każdy klient to inna organizacja, z odrębną gałęzią przemysłu, strukturą czy wytwarzanym produktem. W przypadku klienta zagranicznego dochodzą również różnice kulturowe i językowe. Czasami, w związku z przesunięciem stref czasowych, klient pracuje w innych godzinach, zdarza się też, że ma inne dni pracujące (robocze niedziele). Wyzwanie polega jednak na zrozumieniu specyfiki biznesu i rynku. Wdrażanie inżyniera do projektu wymaga zrozumienia tematu od strony technologicznej, procesowej i organizacyjnej. Dlatego tak ważne jest właściwe wdrożenie konsultanta i zapewnienie mu dalszego rozwoju w projekcie. W tym celu HR BP, wraz z kadrą zarządzającą, regularnie spotyka się z klientem i omawia kwestie mające wpływ na jakość współpracy. Proponują również klientowi możliwe rozwiązania. Zrozumienie i sprecyzowanie, jakich kompetencji poszukuje klient, to również jedno z najważniejszych i najtrudniejszych zadań HR BP. Zespoły zagraniczne często pracują z zestawem umiejętności rzadko spotykanych na polskim rynku w takim połączeniu.

Jak wygląda wdrożenie dostosowane do potrzeb klienta?

Proces rozpoczyna się powitalnym mailem zawierającym gratulacje i przedstawienie dedykowanego zespołu projektowego składającego się z Site Managera, HR Business Partnera oraz Customer Success Managera. Następnie organizowane jest spotkanie wprowadzające konsultanta z zespołem oraz przekazywane są informacje o firmie w formie prezentacji. Omawiane są różne aspekty, które mogą być pomocne w pierwszych dniach współpracy. Opisywana jest kultura i forma dostarczenia produktu do klienta. Inżynierowie mają również pewność, że w każdej sytuacji mogą skontaktować się z wyznaczonymi osobami (HR BP i Site Manager) w przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości.

Dobrze zaplanowany onboarding zapewnia sprawne wdrożenie i skraca okres przygotowań. Pozwala inżynierom na łatwiejsze wejście w organizację klienta, ponieważ z wyprzedzeniem poznają kulturę i wartości klienta, a także czekające na nich wyzwania. – Daniel Wójcikowski, Site Manager 

Oferowany klientowi proces jest elastyczny i ściśle dopasowany do jego wymagań. Na podstawie treści dostarczonych przez klienta tworzona jest prezentacja zawierająca szereg elementów, takich jak historia firmy, trzon biznesu, wartości, wizja i misja firmy. Prezentacja jest zawsze pokazywana klientowi do wglądu, aby miał on wpływ na to, jakie informacje przekazywane są pracownikom pierwszego dnia pracy. We współpracy z klientem organizujemy również pierwsze dni projektu i wdrożenie technologiczne z bezpośrednim przełożonym i zespołem klienta.

Jak regularna informacja zwrotna może wpłynąć na powodzenie projektu u klienta?

Od dawna wiadomo, że pracownicy, którzy regularnie otrzymują informację zwrotną na temat swojej pracy, są bardziej zmotywowani, pracują wydajniej i szybciej się rozwijają. W jaki sposób może się to przełożyć na sukces projektu, a nawet produktu lub usługi klienta? Spotykając się z pracownikami i udzielając informacji zwrotnej na temat jakości ich pracy, kompleksowo omawiamy wszystkie procesy zachodzące w projekcie. Pytamy o ich opinię, satysfakcję i trudności, jeśli napotkają je w swojej pracy.

Często możliwa jest identyfikacja tzw. wąskich gardeł projektu, ponieważ konsultanci pracujący blisko technologii zauważają rzeczy, których klient może nie być świadomy. Dzięki zbudowanemu zaufaniu mogą o nich mówić, a rolą HR BP i współpracującego Site Managera jest zasygnalizowanie klientowi tych obszarów do poprawy. Klient zyskuje dodatkowy wgląd w swój projekt, a także zidentyfikowanie potrzeb rozwojowych. W dłuższej perspektywie dbanie o te obszary zwiększa nie tylko efektywność samych pracowników, ale również sprawne działanie całego projektu, co ma wpływ na efekt końcowy – produkt lub usługę klienta.

Proces feedbackowy odbywa się regularnie, spotkania z pracownikami są umawiane przynajmniej raz w miesiącu. Co trzy miesiące odbywają się spotkania całego zespołu, podczas których wręczana jest nagroda dla najlepszego pracownika kwartału. Coroczna informacja zwrotna na temat konsultanta zbierana jest w formie pisemnej. Wyznaczone są także cele na kolejny rok. Tak zaprojektowany proces umożliwia stały kontakt z pracownikami oraz sprawny przepływ informacji pomiędzy inżynierami, warstwą techniczną Britenet, która odpowiada za jakość świadczonej usługi, a klientem, który jest odbiorcą usługi.

‍

‍