Jak efektywnie delegować zadania?

Każda osoba w teamie ma swoje moce — masz więc na pokładzie indywidualistów o danych kompetencjach, a te znajdują swoje zastosowanie w konkretnych sytuacjach. Twoim talentem jest natomiast prowadzenie grupy i aby to się udało, musisz odpowiednio delegować zadania swoim pracownikom. My podpowiemy, jak to zrobić!

Delegowanie zadań — definicja

Czym jest delegowanie zadań w zespole? Przede wszystkim proces ten rozpoczyna się jeszcze na etapie formowania teamu. Na początku należy określić ważne do osiągnięcia cele, następnie dobrać odpowiednie osoby — różniące się od siebie kompetencjami tak, aby grupa była różnorodna, a każde indywiduum odpowiadało na inne potrzeby organizacji. Kiedy masz już na pokładzie superbohaterów o różnych mocach, wtedy nie dźwigasz wszystkich zadań na własnych barkach. Task po tasku delegujesz je konkretnym pracownikom, którzy mają umiejętności oraz wiedzę, niezbędne do zrealizowania danego obowiązku.

Na czym polega delegowanie zadań?

Delegowanie zadań pracownikom nie jest łatwą rzeczą. Musisz przecież przekazać kontrolę nad danym zagadnieniem komuś innemu! W głowie może pojawić się mnóstwo scenariuszy, a wśród nich te najbardziej mroczne — coś pójdzie nie tak, ktoś zrobi coś w inny sposób, niż ty, nie zrozumie swojej roli, terminy nie zostaną dotrzymane… Słowem: katastrofa.

Jak jej zapobiec? Kluczem do sukcesu w tej materii jest z pozoru prosta rzecz — zaufanie. Bez niego nie jesteś w stanie powierzyć nawet najłatwiejszych zadań swoim podwładnym, bo obawa, że sobie nie poradzą, skutecznie zablokuje ci drogę do przekazania odpowiedzialności. Delegowanie zadań polega więc na wykazaniu się zaufaniem oraz wiarą w możliwości swojego zespołu, przy jednoczesnym wspieraniu go i mądrym prowadzeniu.

Korzyści z delegowania zadań

Skuteczne delegowanie zadań przyniesie zarówno tobie, zespołowi, jak i całej firmie szereg korzyści niemożliwych do osiągnięcia w sytuacji, w której starasz się robić wszystko samodzielnie. Oszczędzisz czas, wesprzesz swoich pracowników w rozwoju, a efekty waszych wspólnych działań będą widoczne szybciej!

Duża oszczędność czasu dzięki delegowaniu zadań

Choć często chcielibyśmy, żeby było inaczej — doba nie jest z gumy. Dlatego mając zbyt dużo zadań, w dodatku również tych, co do których po prostu nie masz kompetencji, efekty twoich działań mogą nie być zadowalające. Czas, który tracisz starając się żonglować taskami, dotrzymywać terminów, wykonując research, możesz zaoszczędzić, przekazując konkretne zadania odpowiednim pracownikom.

Powierzanie zadań innym osobom pozwala im się rozwijać

Poza prowadzeniem zespołu rolą lidera jest również wspieranie swoich podwładnych w kroczeniu zawodową ścieżką. To między innymi otrzymywanie zadań oraz sukcesywnie coraz większej odpowiedzialności za nie stanowi podstawę do rozwoju. Dzięki temu pracownik może wykazać się zaangażowaniem, kreatywnością, udowodnić swoją słowność i terminowość. Stopniowe powierzanie obowiązków członkom swojego teamu, to test nie tylko dla ciebie jako lidera — to również bardzo ważny element w karierze twojego zespołu.

Zlecone zadanie innej osobie może być wykonane lepiej

Wróćmy do tematu supermocy — jako lider masz swoje kompetencje oraz umiejętności wypracowane przez lata. Potrzeby oraz cele organizacji mogą jednak wykraczać poza to, co potrafisz — nie jest możliwe, aby jedna osoba posiadała wiedzę oraz doświadczenie z każdego zakresu. Delegowanie zadań pracownikom pozwala więc na skorzystanie z ich talentów oraz predyspozycji, przy jednoczesnym umożliwieniu im rozwoju w danym zakresie. W tej sytuacji nie ma przegranych — zadanie zostaje wykonane przez kompetentnego pracownika, dla którego jest to cenne doświadczenie, a ty… możesz uczyć się od swoich podwładnych i czerpać z ich zdolności!

Wzrost zaangażowania pracowników

Jeżeli udało ci się dotrzeć do punktu, w którym samodzielnie zarządzasz zespołem, to znak, że na pewnym etapie ktoś powierzył ci kredyt zaufania, a wraz z nim dużą odpowiedzialność. Warto o tym pamiętać, kiedy prowadzisz swój team — każdy z pracowników zasługuje na szansę, by zaprezentować swoje możliwości. W twoich rękach leży ich odpowiednie wykorzystanie i przydzielanie takich zadań, aby podwładni byli zaangażowani i czuli się ważną częścią zespołu.

Jak nauczyć się delegować zadania?

Delegowanie zadań pracownikom nie wszystkim przychodzi z łatwością. Wiąże się przede wszystkim z przekazaniem kontroli i odpowiedzialności za konkretny obszar. Jak to zrobić, skoro finalnie to ty jako lider odpowiadasz za efekty wspólnej pracy lub ich brak? Tak, jak każdą inną nowość, tę również należy wdrażać stopniowo, a cały proces zaplanować.

Delegowanie zadań — zasady

Proces wdrażania systemu delegowania zadań warto rozpocząć od określenia kilku najważniejszych zasad. Dzięki temu będziesz w stanie kontrolować każdy z elementów, uważać na potknięcia i mieć stałe poczucie sensu tego, co robisz.

• Zacznij od sformułowania zadania tak, aby jego cel oraz przebieg były dla ciebie jasne.
• Wyznacz osobę z zespołu, której przydzielisz task — dobierz ją na podstawie kompetencji, czasu, jakim dysponuje oraz posiadanego doświadczenia.
• Dokładnie określ deadline, zakładając w tym czas na przekazanie zadania, ewentualne wyjaśnienie wątpliwości oraz samą realizację.
• Stosuj dwa kanały komunikacji — wszystkie informacje dotyczące zadania prześlij drogą elektroniczną, staraj się jednak przekazywać je również w formie rozmowy osobistej — podczas takiego spotkania często łatwiej jest rozwiać ewentualne wątpliwości i sprecyzować zagadnienie.
• Przekazuj feedback — nie wahaj się pochwalić samodzielności, dobrego pomysłu czy efektywności. Na bieżąco zwracaj również uwagę na to, co można zrobić lepiej.
• Stopniowo przekazuj obiecującym pracownikom więcej odpowiedzialności oraz kontroli — wdrażaj w nowe projekty, udostępniaj potrzebne uprawnienia.
• Nie bądź perfekcjonistą — skupiaj się na progresie, a nie małych szczegółach, które w twoim odczuciu mogłyby zostać wykonane lepiej.

Stopnie delegowania zadań

Delegowanie zadań należy wprowadzać etapami, pomocne jest przy tym określenie siedmiu stopni:

• powierz pracownikowi research informacji, poproś o analizę konkretnej sytuacji i zebranie najważniejszych danych
• poproś o zaproponowanie możliwych rozwiązań przy jednoczesnym wykazaniu ich wad oraz zalet — ty wybierzesz najlepszy pomysł
• zleć prezentację planu działania — sprawdź, czy jest odpowiedni, a następnie daj zielone światło na wykonanie zadania
• poproś o raportowanie działań i dopóki nie masz obiekcji, co do ich przebiegu, nie hamuj pracy
• pozwól na działanie bez stałego nadzoru — poproś o informacje o konkretnych postępach i wynikach
• czas na samodzielną pracę — oczekuj informacji tylko wtedy, kiedy pracownik napotka przeszkodę w realizacji zadania
• daj zgodę na wykonywanie powierzonych tasków bez kontroli.

Programy i aplikacje do delegowania zadań

Niezależnie od stopnia delegowanych zadań, w każdym zespole ważne są narzędzia wykorzystywane do codziennej pracy. Aplikacji oraz programów do przypisywania tasków, czy śledzenia postępów prac jest na rynku sporo. Warto wybrać to z prostym i intuicyjnym interfejsem, jasnym sposobem działania, dobrze działającym systemem powiadamiania oraz możliwością rozszerzania liczby użytkowników. Niezwykle istotna jest również dostępność oprogramowania zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych. W zależności od branży, typu zadań czy trybu pracy, warto rozważyć narzędzia takie jak Asana, Trello, ClickUp, Wrike czy Slack.

Skuteczne delegowanie zadań

Po tej porządnej dawce wiedzy o tym, czym jest delegowanie zadań, jak je wdrożyć i o czym pamiętać, pora na krótkie podsumowanie najważniejszych elementów.

Nie zwlekaj z delegowaniem zadań

Im dłużej czekasz z przekazaniem zadania, tym bardziej ryzykujesz niewykonaniem go na czas. Ustaliliśmy już, że doba nie jest z gumy, a w pojedynkę nie da się być stuprocentowo wydajnym i kompetentnym w każdym obszarze.

Wybierz odpowiednią osobę

Nic nie pozwala nam poznać pracowników tak, jak obserwowanie ich sposobu działania oraz radzenia sobie z zadaniami. Przyjmując nową osobę do zespołu, wiesz, jakie ma kompetencje oraz zawodowe doświadczenia — teraz przyszedł czas na przydzielanie tych zadań, które pozwolą jej wykazać się i rozwinąć.

Zaangażuj osobę, której delegujesz zadanie

Zaangażowanie oraz wysoka motywacja pracowników jest kluczem do sukcesu. Nikt nie chce mieć w swoim zespole osób znudzonych, sfrustrowanych lub niedostatecznie docenionych. Postaraj się, aby przydzielane zadania angażowały podwładnego oraz były dla niego wyzwaniem.

Wyznacz jasny cel i sens zadania

Przed przekazaniem zadania, określ je dokładnie — potrzeba, cel, deadline i wskazówki to cztery kluczowe elementy, które wręcz muszą znaleźć się w finalnym tasku. Przygotuj się na pytania oraz rozwiewanie pojawiających się wątpliwości.

Wspieraj przy delegowanym zadaniu

Okazuj wsparcie oraz dostępność na każdym etapie, oraz stopniu delegowanych zadań. Niezależnie od tego, jakiego masz przed sobą pracownika — doświadczonego czy dopiero wkraczającego do zespołu, zawsze twórz atmosferę zaufania.

Zaufaj osobie, której powierzasz zadanie

Przekazanie odpowiedzialności nad zadaniem, wymaga jednoczesnego powstrzymania się od wpływania na przebieg działań i stałej kontroli. To z kolei wiąże się z zaufaniem, które nigdy nie powinno być jednostronne!

Podsumowanie

Dobry lider nie powinien podążać ścieżką marvelowego antagonisty, Thanosa, który za punkt honoru obrał sobie osiągniecie wszechwiedzy. I choć wszyscy bywamy superbohaterami, to nadal jesteśmy tylko ludźmi — nie możemy być w wielu miejscach jednocześnie, nie mamy również możliwości zdobycia umiejętności oraz doświadczenia w każdym możliwym zakresie. Sukces projektu to dzieło pracy zespołu, w którym supermoce jednostek uzupełniają się i prowadzą do spektakularnych efektów!