Outsourcing czy In-house IT – co się bardziej opłaca?

Stworzyć własny, gotowy do działania zespół programistów i cieszyć się niezależnością? Czy może zdecydować się na zewnętrznego partnera z doświadczeniem i skupić się na innych zadaniach? Oba rozwiązania mają swoje wady i zalety, a także wiążą się z kosztami, których możemy nie wziąć pod uwagę podczas podejmowania decyzji. Zanim dokonamy wyboru, warto sprawdzić, która opcja będzie dla nas bardziej opłacalna.

In-house IT czy outsourcing – zalety i korzyści

Z całą pewnością oba rozwiązania mają swoje zalety. Dysponowanie własnym zespołem utalentowanych i doświadczonych programistów to spełnienie marzeń niemal każdej firmy. Ta opcja to przede wszystkim większa wygoda działania – nasz team jest stale dostępny i gotowy do pracy, proces komunikacji jest uproszczony, a my mamy duży wpływ na realizację projektu. Co więcej, in-house IT, pozwala nam pracować z ludźmi, którzy znają już firmę, przez co mogą być znacznie mocniej zaangażowani w projekt. Wśród zalet posiadania programistów na wyłączność, warto wymienić także walory wizerunkowe – możemy bowiem w ten sposób zwiększyć nasz prestiż na rynku.

Decyzja o współpracy z partnerem outsourcingowym również niesie ze sobą wiele korzyści. Realizowanie projektów przez zewnętrznego wykonawcę pozwala nam przede wszystkim na zmniejszenie kosztów – nie musimy przejmować się dodatkowymi opłatami wynikającymi między innymi z przygotowania przestrzeni czy sprzętu dla naszych pracowników. Poza środkami finansowymi oszczędzamy także czas. Gdy zespół specjalistów będzie pracował nad naszym projektem, my będziemy mogli w pełni poświęcić się na realizację istotnych zadań firmy. Współpraca z zewnętrznymi specjalistami to także gwarancja wysokiej jakości usług oraz optymalizacji rozwiązań. Możemy być pewni, że do naszego projektu wybrani zostaną eksperci specjalizujący się w konkretnych rozwiązaniach. Dodatkowo zaoferują oni świeże spojrzenie oraz będą poszukiwali kreatywnych i nieoczywistych rozwiązań.

Czy to na pewno same korzyści?

Chociaż obie koncepcje brzmią atrakcyjnie, musimy pamiętać, że mają one swoje wady. W przypadku zespołu in-house główną niedogodnością stanowią wysokie koszta. Stworzenie oraz utrzymanie teamu specjalistów oznacza regularne wydatki. Co więcej, decydując się na własnym zespół, będziemy musieli liczyć się nie tylko z wysokimi nakładami finansowymi, ale także z koniecznością poświęcenia dużej ilości czasu. Samo skompletowanie zespołu, który zagwarantuje nam realizację projektów na jak wysokim poziomie, jest czasochłonne. Znalezienie pracowników oznacza rozpoczęcie złożonego procesu rekrutacyjnego, a ten natomiast prowadzi do kolejnych komplikacji – zapotrzebowanie na specjalistów na rynku jest duże, więc jeżeli chcemy przyciągnąć programistów z najwyższej półki, musimy przygotować naprawdę atrakcyjną ofertę. Zakończenie żmudnego procesu rekrutacji oraz powitanie na pokładzie idealnych pracowników wcale nie oznacza końca potencjalnych niedogodności. Konsekwencją posiadania stałego teamu może być stopniowe zamykanie się naszych specjalistów na pewne rozwiązania – nasi eksperci przez lata mogą wypracować własny styl oraz strategię rozwiązywania problemów, co może przyczynić się do unikania mniej oczywistych rozwiązań. Kreatywne działania oraz elastyczne podejście do zadań mogą zostać ograniczone także świadomością pracy dla „wymagającego szefa” lub braku odpowiedniej motywacji. Stały zespół oznacza także brak świeżego spojrzenia. Musimy także pamiętać, że nie będziemy w stanie posiadać ekspertów specjalizujących się w każdej dziedzinie.

Oczywiście wybór outsourcingu nie oznacza czerpania samych korzyści. Decyzja o współpracy z firmą zewnętrzną powinna zostać dobrze przemyślana, a przed jej podjęciem powinniśmy wziąć pod uwagę wszystkie wady oraz potencjalne trudności. Jedną z głównych wad outsourcingu jest ryzyko związane z wyborem partnera do współpracy. Niedokładny research oraz pochopna decyzja mogą sprawić, że zatrudnimy nieprofesjonalną firmę, co będzie niosło za sobą m.in.: niską jakość usług, problemy z komunikacją, niezadowalające efekty czy nawet konieczność znalezienia nowej firmy. Współpraca outsourcingowa wiąże się również ze wzrostem ryzyka naruszenia zasad bezpieczeństwa, a w tym wycieku danych. Przeniesienie realizacji projektu na zewnątrz pozwoli nam poświęcić więcej czasu na inne zadania, jednak jednocześnie może zmniejszyć naszą kontrolę nad całym procesem. Sama współpraca outsourcingowa wymaga od nas znacznie większej elastyczności niż praca z własnym zespołem.

Co się bardziej opłaca? Pamiętajmy o wszystkich kosztach! 

Jednym z głównych czynników decydującym o wyborze pomiędzy własnym zespołem a outsourcingiem, są koszta oraz chęć zapanowania nad budżetem. In-house IT wydaje się atrakcyjnym pomysłem – za stałą wypłatę dla pracowników dostajemy team działający na wyłączność oraz pełną kontrolę nad projektem. Musimy jednak pamiętać, że to rozwiązanie generuje znacznie więcej wydatków, których możemy nie brać pod uwagę, podczas podejmowania decyzji. Musimy między innymi zapewnić naszym specjalistom możliwość stałego rozwoju poprzez organizowanie szkoleń oraz finansowanie kursów. Dochodzą do tego także wydatki związane z zapewnieniem członkom zespołu atrakcyjnych stanowisk, sprzętu i programów. Nie możemy także zapominać o konieczności podjęcia działań, dzięki którym nasi programiści zechcą pozostać w firmie na dłużej.

W przypadku outsourcingu na koszta ma wpływ kilka czynników, a większość z nich powinniśmy omówić jeszcze przed podpisaniem umowy. Szczególnie ważny jest model współpracy, który decyduje o formie płatności – możemy mieć do czynienia ze stawkami dziennymi lub godzinowy, a w innym przypadku płatnością za realizację konkretnego celu w rozwoju produktu. Warto odpowiednio wcześniej uzgodnić kwestie wszelkich dodatkowych kosztów, które mogą pojawić się w międzyczasie. Musimy wziąć pod uwagę między innymi pojawienie się potencjalnych błędów oraz ewentualną konieczność pracy na nocnych zmianach, w święta czy w nadgodzinach. Na dodatkowe koszta mogą nas narazić także zmiany i rotacje zachodzące w ramach zespołu, dlatego warto omówić tę kwestię dużo wcześniej. Jeżeli naszym partnerem outsourcingowym jest firma pochodząca z innego państwa, powinniśmy uwzględnić w naszej umowie podejście do wymiany walut oraz wahań kursu, które mogę mieć miejsce już po rozpoczęciu współpracy i wpływać na ostateczny koszt usługi.

Podsumowanie – które rozwiązanie będzie najlepsze?

Które rozwiązanie będzie dla nas najlepsze i najbardziej opłacalne? Wszystko zależy oczywiście od naszych potrzeb. Nawet jeżeli już skłaniamy się ku jednej z opcji, dobrym pomysłem będzie dokładne przeanalizowanie plusów i minusów obu rozwiązań. Ciekawą propozycją, szczególnie dla firm, które nie korzystały jeszcze z outsourcingu, jest rozpoczęcie małego projektu wymagającego jedynie 2-3 specjalistów. Takie podejście pozwoli nam przekonać się, czy ta forma współpracy nam odpowiada i jesteśmy zadowoleni z jej efektów. W ten sposób współpracę z Britenet budował m.in. Education First – ogólnoświatowy lider branży edukacyjnej.