Outsourcing IT w praktyce – strategie zarządzania projektami i opłacalność

Rozwiązanie pozwala wykonać zadania lepiej, szybciej, mniejszym nakładem pracy i pieniędzy, przez lepiej wyszkolonych specjalistów. Ten model biznesowy dzieli się na różne typy, o czym pisaliśmy tutaj: Outsourcing, nearshoring, body leasing... – czym są i co je różni?. Jak jednak wygląda outsourcing IT w praktyce? 

Czym jest outsourcing IT?

Outsourcing IT, a w szczególności outsourcing programistów, to jeden z popularniejszych typów outsourcingu. Szczegółowo pisaliśmy na ten temat tutaj: Outsourcing programistów – elastyczny sposób skalowania zespołu IT. Polski rynek usług informatycznych ma bardzo duży potencjał, a tutejsi specjaliści IT są uznawani za jednych z najlepszych zarówno w Europie, jak i na świecie. W obszarze outsourcingu IT można zlecać np. szeroko rozumianą obsługę informatyczną, tworzenie, podtrzymywanie i rozwój aplikacji, produkcję oprogramowania, przechowywanie danych czy rozwiązania Business Intelligence (BI) lub Salesforce. Ale jak działa outsourcing w praktyce?

Outsourcing IT w praktyce – jak to wygląda

Jak wygląda outsourcing w praktyce i jakie korzyści płyną z tego typu rozwiązań? Zacząć należy od uproszczonego zarządzania infrastrukturą IT. W momencie, gdy proces delegowany jest do firmy specjalizującej się w danej usłudze, procesy zarządzania są dużo prostsze, krótsze i szybsze. To nie tylko mniejsze koszta, lecz także skrócony czas wprowadzania produktu/usługi na rynek.

Outsourcing IT – zarządzanie projektami

Korzyści wynikające z lepszego zarządzania projektami w outsourcingu IT są bardzo obszerne. Długoletniego doświadczenia w branży IT nie zastąpi doświadczenie i kompetencje w zarządzaniu innymi obszarami. Czego jednak dotyczą i jakie są główne zadania w tego typu procesach? To np. zarządzanie długofalowym planem projektów w organizacji, redukcja wydatków w projektach, która jest uzyskiwana poprzez zwiększenie efektywności wykorzystania zasobów, wsparcie merytoryczne Project Managerów w rozwiązywaniu złożonych zagadnień projektowych czy nadzór nad metodyką zarządzania projektami.

Jakie plusy wynikają z outsourcingu IT i zarządzania projektami IT przez odpowiednich specjalistów? Rozpocząć należy od natychmiastowego dostępu do odpowiednio dobranej, wykwalifikowanej kadry, która posiada określone kompetencje potrzebne klientowi w danym momencie oraz od możliwości pozyskania potrzebnych kompetencji jedynie na czas danego projektu, bez kosztów oraz ograniczeń wynikających z zatrudnienia opartego o stosunek pracy. To także zdecydowanie wyższa efektywność realizowanych projektów, możliwość uzyskiwania wiedzy eksperckiej dla pracowników własnych oraz wykorzystanie nowoczesnych narzędzi IT dla Project Managerów.

Praktyczne wskazówki zarządzania projektami

Wypracowane przez przedsiębiorstwa dobre praktyki w zakresie skutecznej współpracy pomiędzy partnerami w zakresie outsourcingu IT sprawiają, że realizowane przez nich procesy są skuteczne, efektywne oraz opłacalne. Przedstawiamy kilka dobrych praktyk w tym zakresie: 

1. Wyznacz osobę odpowiedzialną za współpracę z partnerem outsourcingowym

Posiadanie osoby specjalnie oddelegowanej do danego projektu, zorientowanej w obszarze funkcjonowania firmy, zagwarantuje skuteczne wdrażanie rozwiązań.

2. Przedstaw swoim pracownikom zasady współpracy z partnerem IT

Komunikacja w relacji partner–partner to nie wszystko. Warto zadbać o komunikację wewnętrzną, do pracowników oraz poinformować ich o współpracy outsourcingowej, zwłaszcza gdy obejmuje ona duży projekt i będzie miała realny wpływ na rozwój i przyszłość firmy.

3. Bądź otwarty na sugestie Twojego outsourcingowego partnera

Pamiętaj, że partner outsourcingowy to właśnie PARTNER, nie podwykonawca lub wykonawca. To specjalista, któremu można ufać. Bądź więc otwarty na jego sugestie – podejmując decyzję o outsourcingu procesów kierowałeś się określonymi kryteriami, a ten partner je spełnił. 

Jakich błędów outsourcingu IT się wystrzegać?

W poprzednim akapicie podkreślaliśmy konieczność jasnego przedstawienia swoim współpracownikom zasad partnerstwa outsourcingowego. Przedstawienie to jednak nie wszystko. Istnieje ryzyko, że zasady i zakres współpracy nie zostaną jednoznacznie zrozumiane, a strony będą oczekiwały względem siebie dużo więcej, niż jest to zapisane w umowie. Inną z kwestii, która mogłaby w ujemny sposób wpływać na partnerstwo, jest stosowanie innych kanałów komunikacji niż ustalone, co może spowodować np. wydłużony czas realizacji każdego z zadań. Ważna jest także kwestia niedostarczania firmie, której zlecane są procesy, aktualnych oraz kluczowych informacji dotyczących np. infrastruktury IT, zmian personalnych w firmie lub innych kluczowych danych. Może to skutkować nawet paraliżem współpracy bądź koniecznością przeprowadzenia procesów od nowa. Dane są bardzo często podstawą do skutecznego i rzetelnego wykonania zadania. 

Czy outsourcing IT jest opłacalny?

Z czym wiąże się outsourcing IT pod względem finansowym? To przede wszystkim minimalizacja kosztów firmowych, czyli lepsza optymalizacja wydatków w firmie, a także stały dostęp do wykwalifikowanych specjalistów. To także wyeliminowanie problemu związanego z rekrutacją nowych pracowników, duża elastyczność w ustalaniu swoich potrzeb i ogólna elastyczność współpracy. W kwestii opłacalności specyficznych dla outsourcingu IT, można tu wymienić np. dostęp do nowoczesnych rozwiązań i oprogramowania, bieżące doradztwo i wsparcie IT, a także zwiększenie bezpieczeństwa IT oraz odpowiedzialności działań IT w firmie. Bezpośrednio przekłada się to także na szybki czas reakcji w momencie potencjalnej awarii, a w konsekwencji – dużo łatwiejsze skupienie się na docelowych zadaniach firmy i istocie prowadzonego przez partnera outsourcingującego biznesu.

Porównanie kosztów outsourcingu a własnego zespołu IT

Czy powyższe tezy to jedynie ogólniki? Czy rzeczywiście przekłada się to na rzeczywistość i outsourcing IT w praktyce równoznaczny jest z mniejszymi kosztami? Zatrudnianie własnego zespołu pracowników generuje wiele ukrytych kosztów, których nie bierzemy pod uwagę na pierwszy rzut oka. Wśród nich można wymienić np. koszty rekrutacji, zapewnienie przestrzeni i sprzętu do pracy, urlopy, benefity, premie czy rotacje pracowników. Szczegółowo pisaliśmy na ten temat tu: Outsourcing czy In-house IT – co się bardziej opłaca?.

Podsumowanie

O outsourcingu mówi się ostatnio bardzo dużo. O outsourcingu IT jeszcze więcej. Świat idzie do przodu, a firmy nie chcą być w tyle w stosunku do zaawansowania technologicznego konkurencji. Odpowiedzią na te potrzeby jest właśnie outsourcing IT, który pomaga niższym kosztem zrobić coś lepiej, szybciej i efektywniej. Na tym partnerstwie zyskują obie strony partnerstwa.