RFP – jak napisać, aby wybrać najlepszego dostawcę usług IT?
Dobrze sporządzone RFP (Request for proposal), czyli zapytanie ofertowe, niesie za sobą wiele korzyści dla projektów IT oraz ich właścicieli. Ogłoszenie RFP może pozwolić na dokładne zorientowanie się w usługach na rynku, co będzie bardzo przydatne w przypadku kolejnych poszukiwań. Potencjalni dostawcy również zyskują na całym procesie, ponieważ mogą sprawdzić swoje kompetencje poprzez uczestnictwo w procesie wyboru partnera na dany projekt. Publikacja zapytania pełni również rolę promocji wśród kandydatów. Odpowiednio stworzone RFP pozwoli nam znaleźć wykwalifikowanego usługodawcę, co może doprowadzić do dłuższej współpracy z korzyścią dla obu stron. Jakie praktyki warto stosować podczas tworzenia zapytania ofertowego?
Czym jest RFP?
RFP to skrót pochodzący od wyrazu Request for Proposal, co w wolnym tłumaczeniu oznacza „zapytanie ofertowe”. Pełni rolę dokumentu, za pomocą którego informuje się o rozpoczęciu projektu oraz otwarciu naboru na odpowiednich wykonawców. W branży IT jest to bardzo istotny proces, ponieważ firma w przypadku braku wewnętrznych możliwości może zlecić wykonanie usługi na zewnątrz. Zapytanie ofertowe często dotyczy kluczowych dla sukcesu firmy projektów, które dzięki bardziej skomplikowanym procesom potrzebują wielu wykonawców. Z tego powodu jednym z głównych warunków selekcji są odpowiednie kwalifikacje. Strona wnioskująca zamieszcza w zapytaniu ofertowym wszelkie potrzebne informacje dotyczące projektu i organizacji. W czasie trwania ogłoszenia, strona wystawiająca dba o dobranie najlepszych możliwych dostawców usług z uwzględnieniem wcześniej opisanych warunków.
Daj się poznać
Przed przystąpieniem do tworzenia zapytania ofertowego, warto zastanowić się nad funduszem, jaki chcesz przeznaczyć na realizację projektu. Mając już ustalone koszty, możesz przystąpić do tworzenia RFP. Dobrą praktyką jest zawarcie na początku ogłoszenia informacji o swojej firmie. Taki wstęp może opisywać: historię organizacji, jej usługi lub produkty, wyzwania i cele firmy, lokalizację siedziby czy to, co ją odróżnia od konkurencji. Dane te będą przydatne dla kandydatów w celu zorientowania się na rynku, w którym prosperujemy. Informacje pomogą także w ocenie sytuacji, w jakiej znajduje się Twoje przedsiębiorstwo. Naturalną koleją rzeczy będzie poinformowanie o samym projekcie. Potencjalni kandydaci powinni posiadać możliwość poznania: celu projektu, powodu wysłania zapytania ofertowego oraz tego, do czego dążysz poprzez publikację RFP. W wyjaśnieniach umieść także informację o komplikacjach, jakie mogą pojawić się podczas świadczenia dla Ciebie usług. Zorientowani dostawcy pomogą Ci w szybszym przezwyciężeniu problemów. Przemyśl również to, gdzie RFP będzie ogłaszane. Jego dystrybucja może odbywać się publicznie dla wszystkich zainteresowanych lub wyłącznie dla konkretnych dostawców.
Ustal swoje wymagania
Zamieść w RFP informację o formie składania wniosków oraz stwórz wzór, którym będą kierowali się zainteresowani. Napływające oferty, dzięki jednolitej strukturze, będzie można ze sobą porównać. Poznanie charakteru Twojej działalności oraz powodu realizacji danego projektu pozwoli drugiej stronie na odesłanie racjonalnej odpowiedzi. Dostosuj szczegółowość swojego RFP oraz daj do zrozumienia wykonawcom, jak prezentuje się zakres usług potrzebnych do zrealizowania projektu. Stworzenie listy kontrolnej w celu określenia oczekiwań będzie dobrym posunięciem. Zbierz wymagania wewnątrz organizacji przez poszczególnych interesariuszy. Propozycje, które nie będą w stanie zgromadzić wszystkich wyszczególnionych cech, nie sprostają Twoim wymogom. Pozwoli to na eliminację dostawców oraz szybsze znalezienie nowej współpracy. Sporządzenie listy najważniejszych dla projektu elementów to również wyższy wskaźnik wykwalifikowanych kandydatów. Opisz przeszkody, które mogą się pojawić na drodze do zrealizowania usługi, jak np. ograniczone zasoby czy potrzeba skorzystania z niestandardowego rozwiązania. Brak konkretnej instrukcji pozwoli na przetestowanie tego, w jaki sposób myślą dostawcy usług. Skupianie się na samym procesie pracy, zamiast szczegółowych wytycznych jej wykonania sprawi, że usługodawcy będą chętniej korzystać z własnej wiedzy i spostrzeżeń, aby Ci pomóc. Nie blokuj ich kreatywności oraz swobody twórczej.
Pilnuj swojego harmonogramu
Zapytanie ofertowe musi posiadać harmonogram, według którego będzie toczyła się rekrutacja oraz dalsze postępowania. Przede wszystkim musi on się zgadzać z ustalonym terminem ukończenia Twojego projektu. Zamieść w RFP datę końcową trwania ogłoszenia — do tego czasu będą napływać oferty. Ustal także, kiedy będzie się odbywać ostateczna selekcja i opisz czas i miejsce składania wniosków. Jasny harmonogram zapytania ofertowego pozwoli usługodawcom dostosować się i odpowiednio dopracować swoją propozycję współpracy. Nie zapomnij o dopasowanym do terminarza okienku na pytania odnośnie publikacji, ponieważ takie na pewno się pojawią. Pozwolą one rozwiać wszelkie wątpliwości związane z Twoim RFP. Jeśli świadczenie usług musi odbywać się o określonej porze, zawrzyj taką informację w zapytaniu ofertowym.
Zweryfikuj zapytanie ofertowe jeszcze raz
Przed ogłoszeniem zapytania ofertowego, ważnym i często pomijanym etapem jest ostateczna weryfikacja. Dzięki niej unikniesz niepotrzebnych problemów na ścieżce szukania odpowiedniego dostawcy. Błędy o mniejszej skali są w stanie opóźnić projekt w czasie, a należy trzymać się wyznaczonego harmonogramu. Sprawdź swoje RFP tak, aby w najlepszy sposób oddawało to, co chcesz przekazać. Korzystanie z podtytułów sprawi, że nie będzie ono monotonnym blokiem tekstu. Odesłanie zapytania ofertowego współpracownikowi do oceny może być dobrym rozwiązaniem i pomoże Ci w zadbaniu o profesjonalny wizerunek dokumentów.
Podsumowanie
Zapytanie ofertowe odgrywa bardzo ważną rolę w rozwoju oprogramowania. Przygotowuje ono fundamenty pod przyszłą współpracę, która może przynieść wiele korzyści dla Twojego biznesu. Zadbaj o możliwość lepszego poznania firmy. Pozwól na to, aby przyszli potencjalni dostawcy zorientowali się w Twojej działalności oraz sytuacji na rynku. Nie zapominaj o kluczowych wytycznych odnośnie projektu, ponieważ jest on głównym powodem, dla którego tworzysz RFP. To właśnie Ty podejmiesz decyzję o wyborze przyszłego dostawcy usług IT, więc wyznacz kryteria, którymi będziesz się kierował. Te warunki muszą odnosić się do potrzeb związanych z projektem oraz Twoją organizacją. Kolejnym istotnym aspektem zapytania ofertowego jest jego harmonogram. Ustal dogodne terminy dla każdego z etapów, jak końcowa data na składanie wniosków oraz czas ostatecznej selekcji ofert. Nie zapominaj o pytaniach od zainteresowanych współpracą i zabezpiecz określoną ilość dni na udzielanie odpowiedzi. Warto zadbać o czytelność oraz poprawność RFP, dlatego też zweryfikuj go ponownie. Stosowanie powyższych praktyk pomoże w lepszym zrozumieniu Twoich wymagań przez przyszłych partnerów, co pozwoli na efektywniejsze ukończenie projektu.
